Paragony elektroniczne w e-commerce. Co musisz o nich wiedzieć?

Czy e-paragon może legalnie zastąpić paragon papierowy?

Zgodnie z polskimi regulacjami e-paragon fiskalny jest równoważny tradycyjnej formie dowodu sprzedaży. To oznacza, że wystawienie paragonu elektronicznego zwalnia sprzedawcę z konieczności jego drukowania – pod warunkiem oczywiście, że zrobi to w sposób zgodny z regulacjami, m.in. wystawi dokument w odpowiednim formacie.

Tę zmianę pod względem prawnym zawdzięczamy nowelizacji do Ustawy o VAT z 2020 roku, która zrównała prawnie obie formy dokumentów: papierową i elektroniczną. Technologicznie rozwiązanie działa od 2022 roku, czyli od momentu startu działalności pierwszego HUBu e-paragonowego w Polsce: eparagony.pl.

Paragon elektroniczny to korzyści dla e-commerce

Sprzedawca, który wystawia pełnoprawne e-paragony, nie musi już drukować papierowego dowodu zakupu. I ta, zdawałoby się niewielka, zmiana znacząco wpływa na wiele procesów biznesowych: od fiskalizacji, przez logistykę i zarządzanie zasobami po księgowość. Dzięki paragonom elektronicznym:

1. Zautomatyzujesz proces fiskalizacji

Dzięki e-paragonom nie trzeba już wkładać paragonów do paczek czy wystawiać faktur imiennych do paragonów (i przy okazji ponosić koszt ich archiwizacji). Proces wystawiania i wydania dokumentu staje się w pełni automatyczny, co usprawni także Twoją logistykę zamówień.

2. Oszczędzisz czas.

Czas pracy Twoich pracowników, dotychczas poświęcany na manualną obsługę dokumentów transakcyjnych, zostaje dzięki e-paragonom zwolniony – i może zostać wykorzystany w innych rozwojowych działaniach firmy.

3. Zmniejszysz koszty fiskalizacji niemal do 0

Po uruchomieniu paragonów elektronicznych koszty fiskalizacji naturalnie spadają, co wynika z mniejszego zużycia papieru i energii czy oszczędności na kosztach amortyzacji, archiwizacji i księgowości.

4. Uprościsz procesy księgowe

Paragony elektroniczne wpływają także na ułatwienie procesów księgowych, chociażby prowadzenia ewidencji zwrotów czy ewidencji oczywistych pomyłek. Dzięki e-paragonom nie trzeba już dołączać paragonów do dokumentacji – wystarczy podać numer paragonu nadany przez kasę oraz numer kasy rejestrującej. W podobny sposób usprawnia się proces wystawiania faktur do paragonów.

5. Staniesz się bardziej eko i zwiększysz wygodę klienta

Kilometry papierowych paragonów, które nie nadają się do recyklingu, zostają zastąpione wersją elektroniczną. W ten sposób ograniczamy ślad węglowy firmy i chronimy zasoby naturalne, wykorzystywane do produkcji papieru termicznego (przede wszystkim drzewa i wodę). Nie wspominając, jak wygodne jest takie rozwiązanie dla samego klienta: e-paragon jest niezniszczalny i dostępny zawsze, z dowolnego miejsca.

Jak wystawiać paragony elektroniczne?

Zacznijmy od najważniejszej informacji: e-paragony może wystawiać każdy podatnik. Branża czy model działalności nie mają w tym przypadku znaczenia. Dotyczy to także podmiotów zwolnionych z fiskalizacji – często takim sprzedawcom zalecamy wdrożenie e-paragonów z uwagi na dużą zmienność przepisów w zakresie zwolnień.

Sprzedawca, chcąc wystawiać pełnoprawne paragony w wersji online, potrzebuje:

• Drukarki fiskalnej online. Urządzenie jest niezbędne w tym procesie (wymóg prawny) – służy do rejestracji sprzedaży. Sama drukarka jednak nie drukuje już papierowych paragonów. Na rynku dostępnych jest wiele modeli, które mogą obsługiwać e-paragony. Ich szczegółową listę znajdziesz tutaj.
• Integracji z systemem do wystawiania paragonów elektronicznych, jak np. HUB eparagony.pl, z którym jako AtomStore jest zintegrowany. Dzięki bezpośredniej integracji AtomStore z eparagony.pl, wszystkie paragony elektroniczne do transakcji znajdziesz w panelu sprzedawcy pod unikatowymi linkami. Nabywca także otrzyma dokument automatycznie po transakcji w mailu z Twojego sklepu. Cały proces wystawienia i wydania dokumentu jest całkowicie automatyczny.

Dzięki bezpośredniej integracji AtomStore z eparagony.pl, wszystkie paragony elektroniczne do transakcji znajdziesz w panelu sprzedawcy pod unikatowymi linkami. Nabywca także otrzyma dokument automatycznie po transakcji w mailu z Twojego sklepu. Cały proces wystawienia i wydania dokumentu jest całkowicie automatyczny.

Jak uruchomić e-paragony w AtomStore?

Dzięki integracji AtomStore z HUBem eparagony.pl uruchomienie paragonów elektronicznych to dosłownie kilka kliknięć w panelu sprzedawcy. Cały proces można zamknąć w jeden dzień roboczy – tylko tyle, by na zawsze zapomnieć o papierowych świstkach! Proces integracji składa się z 3 kroków.

1. Rejestrujesz się w usłudze eparagony.pl, korzystając z formularza rejestracji. Rejestrując się przez ten link, otrzymasz 30 dni testowania usługi eparagony.pl za darmo.
2. Konfigurujesz usługę w panelu AtomStore zgodnie z instrukcją dostawcy – zajmie Ci to kilka minut.
3. Konfigurujesz drukarkę fiskalną – możesz to zrobić samodzielnie lub poprosić o pomoc serwisanta Twojego urządzenia fiskalnego.

Nie każdy „paragon w wersji online” jest zgodny z prawem

Cyfryzacja paragonów była przez polskich sprzedawców długo wyczekiwaną zmianą. Zwłaszcza w branży e-commerce, dla której przejście z papieru na paragony elektroniczne przynosi znaczące korzyści biznesowe. Nikogo więc nie dziwi ich rosnąca popularność.

Warto jednak zwrócić uwagę, że wiele „paragonów w wersji online”, który otrzymujemy jako klienci na skrzynkę mailową, nie jest pełnoprawnym dokumentem fiskalnym – a więc nie zastępuje paragonu papierowego. Przykładowo e-paragon fiskalny nie może być plikiem statycznym, np. zwykłym załącznikiem PDF lub JPG – co niestety wiele narzędzi dla e-commerce oferuje w ramach swoich platform.

Elektroniczny paragon fiskalny to zbiór danych ustrukturyzowanych, mających ściśle określony format przewidziany w rozporządzeniu Ministerstwa Finansów. To, co jako nabywcy widzimy, to wizualizacja tych danych. Dlatego wybierając tego typu rozwiązanie dla swojego sklepu, upewnij się, czy na pewno jest zgodne z przepisami.