Integracja systemu WMS z platformą e-commerce. Jak usprawnić proces pakowania zamówień?

Większość średnich i dużych sklepów internetowych korzysta z programów klasy WMS, aby usprawnić działanie swojego magazynu i zminimalizować koszty zarządzania. System WMS (Warehouse Management System) to system do zarządzania magazynem i procesami logistycznymi, takimi jak przyjęcie, przechowywanie i wysyłka produktów. System WMS i platforma e-commerce, która umożliwia prowadzenie sklepu internetowego, mogą być zintegrowane w celu usprawnienia procesów magazynowych i obsługi zamówień.

Czy system ERP w małym sklepie internetowym może zastąpić system WMS?

Mniejsi przedsiębiorcy często korzystają z systemu ERP jako substytutu oprogramowania zarządzania magazynem. Chociaż oba systemy służą do zarządzania danymi biznesowymi, nie są one zamiennikami dla siebie. System ERP może obejmować niektóre funkcje zarządzania magazynem, takie jak planowanie zapasów czy zarządzanie zamówieniami, to nie może on zastąpić funkcjonalności systemu WMS w zakresie składowania, zarządzania magazynem i realizacji zamówień.

Aby osiągnąć optymalną wydajność magazynową i logistyczną w sklepie internetowym, należy stosować oba systemy - ERP i WMS. Integracja obu pozwala na płynne przepływanie danych między różnymi obszarami działalności przedsiębiorstwa, co prowadzi do lepszej koordynacji procesów i wyższej efektywności w zarządzaniu magazynem i realizacji zamówień.

Platforma e-commerce skupia się na zarządzaniu produktami i ich sprzedażą w e-sklepie, kontakcie z klientem, SEO i promocjach, ale na zapleczu logistycznym, które jest niezbędne do sprawnego skompletowania zamówienia i szybkiej wysyłki często potrzeba czegoś więcej. Tutaj z pomocą przychodzi integracja z systemem ERP czy WMS. Nikt nie kwestionuje faktu, że główną korzyścią z wdrożenia systemu WMS niezależnie od branży jest optymalizacja procesów magazynowych oraz kontrola nad nimi. Przyspieszenie kompletacji zamówienia, właściwego pakowania i szybkiej, bezbłędnej wysyłki zależy od magazynu, czyli właśnie od systemu WMS. 

Anna Kasprzak-Rdest, Marketing Manager w AVOCADO Soft

Znaczenie integracji systemu WMS i platformy e-commerce dla efektywności całego biznesu

Integracja systemu WMS z platformą e-commerce B2C czy B2B pozwala przede wszystkim na optymalizację procesów magazynowych oraz usprawnienie procesu pakowania zamówień. Oprócz informacji o dostępności towaru w magazynie (lub magazynach), system usprawnia pracę związaną z kompletacją zamówienia.

Istota działania WMS jest bardzo prosta. System automatycznie pobiera zamówienia i produkty, a następnie generuje etykiety i instrukcje pakowania. Pracownik magazynu może łatwo i szybko zidentyfikować i spakować produkty, dzięki czemu czas realizacji zamówienia jest krótszy, a jakość procesu pakowania jest wyższa.

Korzyści wynikające z połączenia tych dwóch systemów to przede wszystkim zwiększenie szybkości realizacji zamówień, zwiększenie precyzji, zmniejszenie ryzyka pomyłek i poprawa kontroli nad stanami magazynowymi. To przekłada się na zadowolenie klientów, ponieważ proces realizacji zamówień jest sprawny i szybszy.

W czym konkretnie może pomóc WMS na etapie realizacji zamówień w sklepie internetowym?

System WMS w zależności od swoich możliwości może obejmować takie procesy magazynowe, jak:

• przyjęcie towaru;
• wydanie towaru;
• przesunięcie towaru;
• inwentaryzacja;
• wydruk etykiet położeń, towarów.
  
  

Systemy WMS są często wyposażone w dodatkowe urządzenia jak kolektor danych. Jest to najczęściej urządzenie mobilne (może to być nawet smartfon), który znacząco poprawia wydajność pracy na magazynie. Z pomocą WMS w zasadzie każdy może obsłużyć proces kompletacji zamówienia. Mając przypisaną lokalizację do produktu, system określa najbardziej efektywną marszrutę dla pracowników. W pierwszej kolejności może wysłać po najcięższe towary, a później lżejsze. Można skompletować wiele zamówień na raz idąc jedną ścieżką.

Po skompletowaniu produktów z listy zamówień, można dodać dodatkowy etap weryfikacji. Dodatkowy pracownik może uzupełnić poprzez skanowanie informacje o spakowanych towarach, a system zweryfikuje je z zamówieniem klienta.

System WMS może również generować etykiety przewozowe do firm kurierskich, pobierając dane klienta do zamówienia z platformy e-commerce. Dużą zaletą systemu do zarządzania magazynem są generowane przez nie raporty. WMS może informować o realizacji zamówień w czasie - ile skompletowanych paczek jest w trakcie, a ile zakończonych i pomóc podjąć decyzję o przeniesieniu dodatkowych pracowników na etap kompletacji czy pakowania.

Jeżeli w magazynie istnieją strefy towarów, które sprzedają się najlepiej, system może alarmować o niskim stanie magazynowym produktów. Kierownik zmiany na podstawie raportu tworzy samodzielnie (lub system robi to automatycznie) zlecenie na zatowarowanie strefy do ilości, której brakuje do stanu maksymalnego.

Zastosowanie systemu zarządzania magazynem w sklepie internetowym to przede wszystkim poprawa wydajności i szybkości realizacji zamówień, zmniejszenie ryzyka pomyłek oraz poprawa kontroli nad stanami magazynowymi.

System ERP czy WMS przekazuje informacje o dostępności towarów, uch lokalizacjach, datach ważności, rezerwacjach lub przesunięciach magazynowych, zmianach statusu kontrahentów czy zamówień, a także zwrotach i reklamacjach do nich zgłoszonych. Gwarantuje to utrzymanie aktualnej wiedzy o procesach dla klienta i przedsiębiorstwa, zgodność danych i przepływ informacji w czasie rzeczywistym. Dzięki wykorzystaniu uczenia maszynowego oraz algorytmów w aplikacji zmniejszamy ryzyko wystąpienia błędów i zdublowanych informacji w systemach. Koniec końców, wszystko to przekłada się na zadowolenia klienta z obsługi i ma wpływ na jego lojalność wobec e-sklepu i marki.

 

Anna Kasprzak-Rdest, Marketing Manager w AVOCADO Soft

Jak wygląda proces integracji WMS z platformą e-commerce?

Integracja systemu WMS z platformą e-commerce polega na połączeniu tych dwóch systemów w celu usprawnienia procesów magazynowych i obsługi zamówień. Proces integracji zaczyna się od połączenia systemów, czyli zapewnienia komunikacji między nimi. Najczęściej odbywa się to za pomocą API. Następnie WMS musi zostać odpowiednio skonfigurowany, aby automatycznie aktualizować stany magazynowe oraz informacje o zamówieniach ze sklepu internetowego.

Ważnym etapem jest zaprojektowanie samych procesów obsługi zamówień. WMS ma automatyzować pracę magazynierów. Zatem należy go skonfigurować tak, aby mógł automatycznie dobierać produkty z listy zamówień, wybierać optymalną ścieżkę ich zbierania, generował etykiety i instrukcję pakowania. Dodatkowo, w branżach “trudnych” można dodać etap weryfikacji produktów w zamówieniu, aby zminimalizować ryzyko pomyłki.

Integracja WMS z platformą e-commerce może również obejmować integrację z firmami kurierskimi. Dzięki temu cały proces obsługi zamówień będzie jeszcze bardziej zoptymalizowany.

Jakie problemy mogę napotkać podczas integracji sklepu internetowego z systemem WMS?

Największym wyzwaniem w integracji platformy e-commerce z systemem WMS będzie zapewnienie komunikacji pomiędzy dwoma systemami. To oczywiście czas poświęcony na integrację i konfigurację obu środowisk. Warto wybrać więc dostawców, którzy oficjalnie współpracują ze sobą np. AtomStore z AVOCADO Soft. To przyspieszy proces integracji po obu stronach.

Kolejnym etapem jest zaprojektowanie procesów magazynowych i obsługi zamówień, które będą odpowiadać potrzebom biznesowym i możliwością magazynu. Wymaga to dokładnej analizy potrzeb i oczekiwań klientów, a także optymalizacji procesów magazynowych. Tutaj pojawia się kolejne wyzwaniem związane z przeszkoleniem nie tylko pracowników magazynu w obsłudze nowego systemu WMS, ale cały zespół e-commerce.

Jeżeli na pokładzie firmy brakuje osób, które mają odpowiednie kompetencje w pracy z WMS, warto zatrudnić audyt lub usługę konsultingową w celu dostosowania procesów magazynowych do potrzeb platformy e-commerce. Wyzwania integracji systemu WMS z platformą e-commerce można również przekuć na szansę rozwoju biznesu, poprzez zwiększenie efektywności procesów magazynowych i obsługi zamówień oraz poprawę jakości obsługi klienta.